IT-revolutionen i autobranchen
Mange danske autoværksteder har sagt farvel til papiret - og goddag til FTZ Plus og economic.
Denne "autoværkstedernes it-revolution" betyder, at stort set alle arbejdsopgaver, ja selvfølgelig med undtagelse af arbejdet med bilerne, nu sker på pc-skærme og i ét stort integreret it-system.
Der er tale om fem hovedelementer som kobler tingene sammen:
1. Et egetudviklet kundesystem som i daglige tale bliver kaldt FTZ Plus eller blot kundestyring
2. Økonomi – og regnskabssystemet e-conomic
3. Opkobling til en række eksterne it-systemer og databaser
4. Et kreativt udviklingsteam hos FTZ
5. Værkstederne
Fra tanke til handling
- At drive et værksted og forretning med hovedfokus på det mekaniske og tekniske arbejde har for mange mekanikere været deres drøm, da de valgte at blive selvstændige. Æren lå i at levere et godt håndværk. Det kunne også betyde, at det at skrive faktura ofte skulle gøres i "fritiden" som i forvejen var sparsom. Man manglede også ét sted at samle kundeoplysninger, biler og økonomi. Efterspørgselen på et nemt og overskueligt system blev større og større. Der var ingen tvivl om, at kunne vi udvikle et system, som kunne "geare" autoværkstederne til fremtiden og samtidig gøre deres hverdag væsentlig lettere, ville vi ikke blot sikre glade værksteder, men også en mere smidig hverdag i forhold til levering af varer og ydelser til vores værkstedskunder. Så beslutningen om at etablere et udviklingsteam blev truffet meget hurtigt, og det har jo vist sig at være den helt rigtige, forklarer Leif Larsen.
- Som de fleste er bekendt med, kan udviklingstiden reguleres meget i forhold til ønsker/behov og være længe undervejs. Derfor er vi bestemt meget tilfredse med vores nuværende resultat og setup. Vi har nu arbejdet med systemet i 5-6 år, og ildsjæle i udviklingsteamet har i samarbejde med værkstederne, Tolerance Data og e-conomic i dag æren af et system, som autoværkstederne nu nyder godt af. Der er skabt ét IT-system til stort set alle administrative opgaver, der findes i et autoværksted, så alt papiret og alle de trykte reservedelskataloger og brugervejledninger er væk. Alle data og funktioner er i stedet tilgængelige fra pc’erne på kontoret og værkstedet, og det er koblet op til en række eksterne databaser, så al datasøgning og kommunikation nu foregår online. På den måde har man effektiviseret arbejdet på værkstederne, og altså ikke blot kontorarbejdet, men også mekanikernes arbejde med at skaffe information om biler, reservedele, registrere arbejdstider og materialeforbrug, tilføjer han.
Alt er elektronisk
Blandt de vigtigste gevinster som IT-systemet byder på:
- Alle arbejdsopgaver på kundernes biler har deres eget elektroniske arbejdskort, hvor man registrerer forbruget af tid og materialer og afslutter med en faktura i e-conomic. Denne faktura kan sendes elektronisk til kunden og udformes selvfølgelig med værkstedets egen profil
- Historik på bilerne og reparationerne
- Adgang til relevante serviceskemaer
- Online søgning og bestilling af reservedele, som sparer værkstedet tid
- Hurtig bestilling og levering, som minimerer behovet for lager på værkstedet
- Kalenderfunktion til at planlægge arbejdet og reservere tid til kunderne
- Kommunikationen med kunderne kan foregå både pr mail og sms, direkte til og fra FTZ Plus
- Værkstedet kan frit vælge hvor mange funktioner de ønsker at anvende i e-conomic
- Scanning af varer
- Dækhotel – registrering af dæk/hjul
- Det er samtidig en stor fordel, at driften ligger hos FTZ Plus og hos e-conomic, som derved er ansvarlig for alle data og alle sikkerhedsrutiner. Det gør hverdagen lettere for værkstedet, som ikke skal tænke på backup og selv slås med alle de tekniske udfordringer, påpeger Leif Larsen.
Fire faste
Når man arbejder med IT systemer, dukker der hele tiden nye ideer og nye muligheder op, og der kommer hele tiden nye funktioner i e-conomic.
- Teknologien ændrer sig fra dag til dag, og kunderne stiller krav til, at vi kan følge med det nyeste. Som det seneste har vi arbejdet på, at vores system også kan bruges på Apples produkter såsom Ipad. Vi bliver aldrig færdige med at udvikle, tilføjer han.
I dag arbejder der fast fire personer udelukkende på FTZ Plus, Per Rosenby, Ib Schönning, Claus Gregers Rasmussen og Albin Torhus. De står for den daglige etablering og præsentation for værkstederne. De afholder kurser både i FTZ Plus og e-conomic på FTZ Akademiets fem dannelsessteder og deltager samtidig i videreudviklingen. Derudover er der fra den 1. juni i år fast bemanding i hotlinen.
